Être le précurseur du management visuel au sein de votre entreprise, ce n’est pas facile tous les jours. Tous les super-héros du cinéma traversent des moments de doutes. Bien souvent, juste après, ils sauvent le monde. Au moment de choisir votre solution de management visuel, vous traverserez des appréhensions similaires. Lorsque l’on engage des budgets d’entreprise, il est bien normal de vouloir faire le bon choix. C’est pourquoi nous revenons avec vous sur les sept pièges à éviter quand vous choisissez votre partenaire.
Piège n°1 : choisir un prestataire en BI
Votre partenaire commence-t-il par vous présenter sa solution ou par observer vos besoins ? C’est en s’intéressant à votre demande qu’il pourra déterminer si sa solution est réellement ce dont vous avez besoin ou non. Les interfaces qu’il vous présente concernent avant tout des indicateurs stratégiques ? Sa solution est plus adaptée pour le top management. En aucun cas cela ne représente un atout pour l’opérationnel. Ne confondez pas Business intelligence et management visuel.
Piège n°2 : opter pour une solution non-connectable au SI
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions se résumant à des post-it digitaux ou encore à des tableaux de suivis d’activité type kanban. Ces dernières ne connectent pas vos données à votre SI. Ceci implique que les données affichées devront être collectées, saisies et mises à jour manuellement sur la plateforme. Cette tâche extrêmement chronophage peut être évitée grâce à une solution connectée au SI. Ainsi les indicateurs exposés, ou précédemment renseignés dans ces solutions, seront extraits directement des fichiers de suivi de l’activité, type Excel, que vos collaborateurs remplissent quotidiennement.
Piège n°3 : privilégier une solution low-cost
Bien souvent, les solutions gratuites ne sont pas complètes ou adaptées à vos besoins. Ce sont des solutions génériques. Le plus efficace pour faire le bon choix reste une proposition détaillée et sur mesure, validée à travers un POC (proof of concept). Ce dernier vous permet d’avoir un exemple ou même de tester pleinement la solution choisie avant de mobiliser votre équipe et votre DSI dans le management visuel que vous souhaitez déployer.
Piège n°4 : sélectionner un partenaire qui ne vous accompagne pas
Nous revenons au problème de l’accompagnement. Le management visuel, ce n’est pas qu’un écran connecté : c’est un nouveau mode de pilotage, de partage et (osons le mot) de vie pour vos équipes. Votre partenaire doit pouvoir vous parler de ces changements et vous donner les directives à suivre. Pour cela, vous devez échanger avec lui, il doit rencontrer vos collaborateurs et votre service informatique, et surtout visiter vos locaux afin de vous aider à opérer les bons choix.
Piège n°5 : ne pas s’impliquer
Afin de réaliser une solution en adéquation avec la réalité de votre environnement de travail et vos besoins, vous devez vous impliquer. Mais pas seulement vous ! L’idéal est de réunir une équipe de collaborateurs de différents niveaux qui pourraient utiliser cette solution. Quelque soit la qualité de votre partenaire, un projet de management visuel ne peut réussir sans l’implication des personnes concernées.
Piège n°6 : vouloir une solution applicable très vite
En adoptant le management visuel, une conduite du changement est induite avec l’implication de plusieurs collaborateurs et managers. Même avec un taux de disponibilité de 100 % des collaborateurs impliqués, il est compliqué de créer une solution complète en 1 mois. Vous devez prévoir entre 3 et 6 mois pour obtenir une solution aboutie qui répondra à vos problématiques concrètes. C’est durant cette période de “test & learn” que la solution sera testée pour assurer une amélioration continue.
Piège n°7 : ne pas effectuer de suivi après la mise en place
Grâce au management visuel et à vos nouveaux écrans, votre quotidien et votre façon de manager vont évoluer. Une fois les premiers dysfonctionnements ou “gaspillages” de votre service mis à jour et corrigés, vous devrez faire évoluer vos indicateurs dans un souci d’amélioration continue. Vous devrez également vous assurer que les besoins de vos équipes opérationnelles soient satisfaits.
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LIVRE BLANC Digital workplace : pourquoi (et comment) intégrer le management visuel ? Télétravail, flex office, cloud… Les espaces, les outils, les méthodes de travail changent à grande vitesse, et les organisations ont parfois du mal à s’y adapter. Et si le management visuel participait à la création d’une digital workplace à la hauteur des promesses ?
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