Estimer les coûts au plus juste, évaluer les gains de façon réaliste : c’est de cette façon qu’on peut obtenir une bonne estimation du retour sur investissement (ROI) de la mise en place du management visuel digital. Plus facile à dire qu’à faire ? Avec nos explications et notre modèle à télécharger, le calcul du ROI sera (presque) un jeu d’enfant !
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Article rédigé par Matthieu Potes, cofondateur de Pulsa, cabinet de conseil et de formation spécialisé dans la performance des industriels. |
Chefs de projet et responsables de service sont souvent confrontés à un défi majeur : réussir à convaincre leur direction d’investir dans leurs projets. Il faut dire que la période n’aide pas. L’actualité industrielle et la crise économique génèrent des tensions souvent importantes sur les budgets alloués aux opérations. Alors, comment convaincre votre directeur des opérations ou votre CODIR d’investir dans un projet auquel vous croyez dur comme fer ? La réponse est simple : il faut justifier le ROI du projet en se basant sur des hypothèses réalistes. Ici, pas de calculs incompréhensibles dont personne ne sait d’où ils proviennent.
Disclaimer : Avant de rentrer dans le détail du calcul de notre ROI, comprenez une chose. Avec cette méthode de calcul, nous sommes prêts à justifier le ROI de vos projets. Pas de blabla, pas de coefficients cachés, pas de bullshits… tout est justifiable !
Pour vous aider dans cette démarche, nous vous proposons un modèle gratuit de simulation du ROI d’un projet de management visuel digital. Nous accompagnons régulièrement des entreprises (PME, ETI et grands groupes) dans le choix et le déploiement de Management Visuel Digital, ce qui nous permet d’avoir une bonne vision des coûts et du ROI associés à ce type de projets.
▶️ Accéder au simulateur de ROI
L’art de construire un ROI qui tient la route
Le ROI, sur le papier, c’est très simple : il s’agit de confronter le coût d’un projet aux gains espérés. La formule de base pour calculer le ROI n’est d’ailleurs pas bien compliquée. Il suffit de diviser votre bénéfice net par l’investissement total, de multiplier par 100, et vous obtenez votre chiffre :
ROI = (gains nets / investissement total) * 100
💡 N’oubliez pas, le résultat est en pourcentage !
Vous voyez, ce n’est pas une formule avec des calculs farfelus. La vraie difficulté, c’est de correctement :
- quantifier les coûts du projet
- évaluer les gains espérés (en se basant sur des hypothèses crédibles).
1. Comment évaluer les coûts d’un projet 4.0 ?
Il s’agit simplement du montant nécessaire à la bonne réalisation du projet. Dont les trois principaux postes de coûts qu’on va vous détailler maintenant.
Les frais de licence et de services
Les frais de licence et de services couvrent les coûts :
- du logiciel (achat de licence ou -de plus en plus souvent- abonnement),
- de l’infrastructure,
- des services de mise en œuvre (set-up), de consultation et de support de formation.
Ces frais augmentent généralement à mesure que le projet est déployé sur de plus en plus de sites et que la demande pour le nombre de routines augmente.
Les coûts de formation
La formation est nécessaire pour les utilisateurs, les administrateurs de salles et les propriétaires de l’outil.
Les coûts de formation sont calculés en fonction du nombre d’heures nécessaires pour chaque groupe de formation (utilisateurs, administrateurs de salles, propriétaires de systèmes) multipliées par le taux horaire chargé moyen.
Les coûts d’implémentation et de configuration
Ces coûts incluent la planification initiale, l’installation du matériel, la configuration du système, ainsi que le temps “main-d’œuvre” des ressources allouées au projet. En clair, vous devez inclure tous les temps humains passés au projet, c’est-à-dire : le temps de déploiement, le temps d’installation du projet et le temps dit “de suivi” (exploitation et accompagnement dans la prise en main de l’outil).
Les coûts de maintenance annuelle
Les coûts continus incluent le temps nécessaire pour la gouvernance et la maintenance de la plateforme de management visuel. : mises à jour et modifications nécessaires, maintenance quotidienne des salles et des tableaux, support dédié, etc.
Les prestations annexes potentielles :
- L’accompagnement à la structuration de votre système de management visuel et des règles d’animation de la performance.
- Le recueil du besoin pour identifier la solution appropriée et la rédaction du cahier des charges à destination de l’éditeur.
À retenir : Prendre le temps d’évaluer le Retour sur Investissement de son projet Industrie 4.0 est une démarche particulièrement vertueuse, car cela permet de bien anticiper tous les coûts et gains espérés du projet. Dans la phase exploratoire de votre projet, veillez donc à vous faire communiquer par les fournisseurs de services de votre “shortlist” l’ensemble des frais, sans vous arrêter aux prix “facial” de leur logiciel.
Notre simulateur de ROI vous permet d’estimer l’ensemble des coûts de votre projet
2. Comment évaluer les gains du projet ?
Les coûts étant déterminés, passons maintenant aux gains. La première chose est d’évaluer les fruits potentiels du projet sur plusieurs années. Pour cela, il faut prendre en compte deux éléments :
- le revenu opérationnel supplémentaire que le projet va permettre de générer,
- la réduction des coûts et opérations à non-valeur ajoutée qu’il va apporter.
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1. Le gain de revenu opérationnel (RO)
Il s’agit d’évaluer le gain de temps généré grâce à la mise en place d’un outil de management visuel, à savoir :
- l’automatisation de la collecte et du calcul des indicateurs de performance affichés sur les tableaux de bord, et qui auparavant étaient remplis à la main par les managers,
- l’amélioration de la réactivité dans la prise de décision et l’accélération de la résolution des problèmes opérationnels.
Pour rappel : le revenu opérationnel total d’une société industrielle représente les bénéfices de l’entreprise après déduction des coûts d’exploitation, mais avant les intérêts et les impôts. Pour trouver le revenu opérationnel moyen par site, nous divisons le revenu opérationnel total par le nombre de sites. Cela nous donne une estimation du revenu généré par chaque site.
2. La réduction des coûts et opérations à non-valeur ajoutée
Ici, il faut évaluer l’impact de chaque cas d’usage sur différents KPIs (Qualité, Coût, Délai) puis le revenu opérationnel potentiel à gagner.
Plus précisément, tel cas d’usage permettra d’augmenter de +2 % le Taux de Rendement Synthétique de ma ligne ou de réduire de -3 % les coûts de non-qualité de mon usine. Il faut ensuite transformer ces pourcentages en montants.
En résumé, le retour sur investissement d’un projet de Management Visuel Digital se décline en 3 grands critères : la vélocité de la résolution des problèmes, l’efficacité des réunions, l’amélioration des indicateurs de Sécurité, Qualité, Coût, Délai (SQCD).
Prise de décision et résolution des problèmes accélérées
L’implémentation du système de pilotage de la performance digitalisé va permettre de réaliser des gains significatifs en accélérant la prise de décision et la résolution de problèmes.
Ce système permet d’adopter plus rapidement les meilleures pratiques et de résoudre les problèmes de manière plus efficace à travers tous les niveaux de l’organisation, des ateliers à la direction.
Pour cela, nous calculons le temps gagné par site par routine.
Tout d’abord, nous avons besoin de deux informations de base :
- Le nombre de sites : cela nous dit combien de sites industriels différents utilisent ce système.
- Le revenu généré par heure par site : soit combien d’argent chaque site rapporte en une heure.
Nous savons que chaque site rencontre trois types de problèmes chaque année :
- Problèmes bloquants : ce sont des problèmes majeurs qui arrêtent complètement la production et chaque site en a en moyenne deux par an.
En moyenne, chaque site fait face à environ 54 problèmes bloquants par an. Comment est-ce calculé ? Nous avons supposé qu’il y a 3 problèmes bloquants par semaine dans un site industriel. Avec 52 semaines dans l’année, cela donne 156 problèmes annuels.
- Problèmes critiques : ceux-ci réduisent la production de moitié, avec environ quatre par an par site.
Nous estimons qu’un site rencontre environ 52 problèmes critiques par an, soit 1 problème critique par semaine.
- Problèmes importants : ils ralentissent la production de 10 %, et il y en a environ dix par an par site.
Nous supposons qu’il y en a 1 par mois, ce qui fait environ 12 problèmes majeurs par an.
Pour “traduire” en euros ce qu’un système de management visuel digital va faire économiser en matière de résolution de problèmes, il n’y a plus qu’à émettre une hypothèse raisonnable sur le gain de temps obtenu. Cela peut donner par exemple ce genre d’estimation :
- Avant Pingflow, le temps moyen pour escalader et résoudre un problème était de 2 heures. Pingflow permet de réduire ce temps de 50 %.
- En faisant appel en parallèle à Pulsa, le temps moyen pour escalader et résoudre un problème passe de 1h à 30 mn (nouvelle réduction de 50%), parce que nos équipes vont venir s’assurer que les pratiques mises en place soient comprises, appliquées et pérennisées dans le temps.
Avertissement : modéliser l’impact d’une prise de décisions et des résolutions de problèmes plus rapides est un vrai défi. Les chiffres et hypothèses que nous avons utilisés sont des estimations, et pourraient donc ne pas être parfaitement exacts. Cela signifie que les bénéfices réels pourraient être plus bas ou plus élevés que prévu. Pour prendre en compte ces incertitudes, nous vous conseillons de réduire ces bénéfices de 15 %.
C’est aussi pour cela que notre simulateur de ROI comporte un onglet dédié au ROI “réel” observé une fois le projet en place : un simulateur + un calculateur = vous n’aurez plus d’incertitude sur le retour sur investissement !
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Projet de management visuel digital : votre simulateur de ROI Cadrez votre projet, entrez vos indicateurs, et évaluez le retour sur investissement de votre projet 4.0 en quelques clics !
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Efficacité des réunions
L’utilisation d’un outil de management visuel a permis à nos clients d’améliorer significativement l’efficacité de leurs réunions. Pour comprendre comment ces gains de temps sont calculés, voici notre hypothèse : chaque équipe économise 1h de préparation de réunion par semaine.
Lorsque nous calculons les gains potentiels de l’efficacité des réunions apportée par une solution digitale, il est important de reconnaître que ces bénéfices peuvent varier d’une organisation à l’autre.
Amélioration des performances SQCD
Nous allons enfin nous pencher sur les gains financiers directs de la démarche engagée. Ces gains découlent directement de l’amélioration de la performance de l’usine grâce aux actions identifiées pendant les routines, notamment en matière de sécurité, de qualité, de coûts et de délais. En gros, c’est ce qu’on appelle les « green dollars » ou les économies concrètes. On a remarqué que ces outils digitaux jouent un rôle important dans ces domaines.
À LIRE AUSSI > SQCDP dans l’industrie : définition, usage, mise en place
Exemple de simulation du ROI d’un projet de management visuel digital
Prenons maintenant un exemple concret pour illustrer le calcul du retour sur investissement (ROI) d’un projet industrie 4.0, en particulier pour un Management Visuel Digital (MVD). Ce projet vise à déployer un MVD dans l’usine afin de voir, assigner et résoudre les problèmes opérationnels au bon niveau. Pour calculer le ROI de ce projet, nous allons appliquer la méthode expliquée précédemment.
Étape 1 : Faire un diagnostic du niveau de maturité actuel de votre entreprise
Ce diagnostic va permettre de voir où sont vos pain points aujourd’hui et sur quoi vos équipes opérationnelles devront travailler à l’avenir.
Étape 2 : Proposer une structuration du management visuel digital
Pour comprendre au maximum les besoins de vos équipes et piloter intelligemment leur performance, vous devez passer du temps à définir la situation cible de votre pilotage de la performance.
Dans le cas de notre exemple, les trois postes de coûts se déclinent par rapport au nombre de routines à déployer sur les sites industriels. Pour connaître le nombre exact de routines à déployer, elles doivent être cartographiées précisément (c’est le rôle de l’onglet “Cadrage” de notre simulateur de ROI).
Dans votre simulateur de ROI, cette matrice vous guidera dans le cadrage du projet en amont
Étape 3 : Étudier les gains potentiels du projet
Afin de déterminer au mieux les gains associés à un projet de management visuel digital, il s’agit de segmenter le projet en différents cas d’usages menés sur l’année. La mise en œuvre de ces sujets est rendue possible grâce aux problèmes remontés pendant les routines sur l’outil de management visuel. Ainsi, dans le cas du calcul du ROI d’un projet MVD, les cas d’usage sont la mise en place de groupes de résolution de problèmes, de chantiers kaizen et de projets d’innovation dont les problématiques ont été remontées et pilotées à l’aide de l’outil.
Rappelons que les cas d’usage varient d’une usine à l’autre, mais les identifier est nécessaire pour évaluer réellement les gains potentiels et avoir une vision nette des finalités opérationnelles de la démarche. Cette démarche est profondément vertueuse puisqu’elle va au-delà de la simple justification du ROI auprès du CODIR. C’est avant tout un changement culturel de remonter les problèmes opérationnels et d’assigner les problèmes à résoudre.
Disclaimer : Évidemment, remonter et assigner les problèmes opérationnels ne suffit pas, vous devez derrière résoudre ces problématiques terrains pour générer du résultat et donc du ROI.
Pour chaque cas d’usage, on évalue ensuite l’impact sur des KPIs (Taux de Rendement Synthétique, Non-qualité, Taux de Service…) et on en déduit une estimation des gains. Il ne reste plus qu’à convertir cet impact en valeur financière à l’aide des métriques définies plus haut, pour déterminer le chiffre d’affaires obtenu grâce au projet.
Enfin, la rentabilité du projet passe aussi par la réduction des coûts qu’il représente (temps passé à préparer les routines, automatisation de la remontée des données, etc.), notamment en heures de travail.
Tout est clair ? Alors téléchargez votre simulateur de ROI, et commencez à rassembler les données, vous disposerez de l’arme fatale pour obtenir le feu vert de vos dirigeants ! Et abonnez-vous à la newsletter Boostaperf’ de Pulsa pour accéder à une foule de ressources aussi utiles que celle-ci !
