La mise en place d’un workflow dynamique : un process agile
Quelques astuces pour comprendre les concepts autour de la mise d’un workflow dynamique et efficace. Ce dernier permet la création d’un dashboard qui vous tiendra informé en temps réel sur vos performances d’équipe et boostera votre excellence opérationnelle.
1/ Identification du besoin
A ce stade, vous avez identifié la nécessité de développer une organisation orientée vers les données ou « data-driven ». Vous et les membres de votre équipe êtes prêts à commencer à comprendre quel type de données devrait être suivi, et comment les analyser. Vous êtes également en recherche de benchmark sur d’autres organisations similaires.
Depuis une dizaine d’années, les employés à tous les niveaux gagnent l’accès aux outils et aux données pouvant instantanément leur offrir de nouvelles perspectives sur les performances individuelles, de leurs équipes et de l’entreprise dans son ensemble.
Pour obtenir des « lean metrics », il est important de distinguer les bons des mauvais metrics. Les mauvais metrics sont les indicateurs qui déconcentreront votre équipe et les empêcheront d’atteindre leurs réels objectifs.
2/ Définition des Key Performance Indicators (KPI)
La pertinence d’un dashboard se mesure sur les actions qu’il génère – il n’est pas là pour être joli. Comprendre les metrics et leurs impacts sur vos performances et votre entreprise permettra d’évaluer la valeur issue du dashboard.
Comment définir un bon indicateur ? Il se doit d’être:
- Compréhensible : Toute personne ayant accès à cet indicateur doit le comprendre facilement
- Comparable : Idéalement, les KPIs peuvent être analysés et comparés selon des variables : période, secteurs, fréquence, etc. dans un contexte donné
- Actionnable : Si le KPIs ne permet pas de prendre des mesures ou faire des actions concrètes, alors il n’est pas forcément utile et complexifie le dashboard
- Ratio / Taux: Privilégiez les taux et les ratios qui sont plus concrets, précis et donc plus intéressants à exploiter
3/ Inclure son équipe dans la réalisation
Chaque partie prenante du projet (responsable projet, responsable métier, IT, responsable communication, etc.) doivent prendre part à l’élaboration du dashboard et de son évolution. Ce travail collaboratif permettra des réunions ou des points d’avancement devant les points d’affichage pour exploiter les données des KPIs.
Les entreprises évoluent dans des environnements changeants: les projets, les collaborateurs, les objectifs et les outils que vous utilisez sont en constante évolution. Votre dashboard doit évoluer avec le reste de l’entreprise, voir conduire à l’évolution lui-même. Avoir conscience que les dashboards réalisés sont évolutifs est la clé du succès pour diffuser des informations pertinentes et à jour.
4/ Comment rendre plus rapide l’évolution de votre dashboard ?
La meilleure façon de tirer parti de votre tableau de bord est de prendre réellement le temps de penser à vos indicateurs clés. Vous devez être capable de comprendre ce dont vous avez besoin en regardant vos données et les résultats qui en découlent.
Commencez par identifier ce qui est important pour vos affaires en vous posant la question suivante:
Quelles métriques seraient susceptibles de changer mon comportement ou le comportement de mes collègues ?
Si la valeur des métriques que vous suivez changeait radicalement, que feriez-vous ? Si la réponse à cette question est “pas grand chose” ou “presque rien”, c’est que vous ne suivez pas les bons indicateurs.
5/ Afficher le workflow
Afficher les performances en temps réel par un workflow dynamique est un moyen efficace de connaître les points forts et les points faibles de son service. Grâce à un affichage dynamique, vous pouvez par exemple connaître le nombre de colis envoyés chaque jour et le nombre des colis préparés et expédiés en moins de 24 heures.
La solution PingView est là pour vous aider à optimiser vos performances et votre productivité. En cas de retard, vous pouvez tout de suite constater le problème afin de reprendre la bonne cadence. Votre réactivité face à un problème est ainsi améliorée pour le plus grand bien de votre entreprise.
Le management visuel numérique permet de garder les indicateurs de performance à jour afin de pouvoir les analyser lors d’une réunion ou d’un groupe de travail. Ils peuvent d’ailleurs être affichés sur de nombreux supports numériques comme un grand moniteur, un vidéoprojecteur, ou un PC.
La solution de Pingflow est équipée de widgets interactifs qui vous permet d’interagir avec vos collaborateurs mais aussi de diffuser des contenus personnalisés. Elle permet également la mise à jour instantanée des indicateurs de performance et des informations diffusés sur le ou les site(s) concernés.
