6 étapes pour mettre en place le management visuel digital dans votre équipe

Au sein d’une unité de production ou sur un site entier, des services « support » aux expéditions : le management visuel digital accélère le partage de l’information et la prise de décisions, favorise l’autonomie des collaborateurs, améliore les performances de l’entreprise… Mais comment se lancer ? Mode d’emploi en 6 étapes !

Pour une entreprise ou une équipe qui s’interroge sur la mise en place de méthodes de type lean management et ses multiples dérivés (lean IT et méthodologie scrum, lean manufacturing, lean office pour le monde tertiaire…), un chantier se révèle rapidement prioritaire : celui de la mise en place d’un management visuel.

En effet, sans mise à disposition d’informations et d’indicateurs clairs, l’autonomie des équipes engagées dans une démarche lean restera lettre morte. Et si ces informations ne sont pas mises à jour en temps réel, ou pas accessibles à l’ensemble de l’équipe, c’est l’agilité nécessaire au lean qui en prend un coup.

En clair, non seulement le management visuel est la pierre angulaire de tout projet lean, mais ce management visuel gagne énormément à se digitaliser : le numérique vous permet de collecter et de concilier des données souvent hétérogènes et éparpillées, d’automatiser leur mise à jour, et les diffuser sur les supports les plus adéquats (comme nos wallboards, par exemple). Reste à savoir comment procéder pour mettre en place ce management visuel digital.

Au préalable : tester le management visuel via un POC

On ne révolutionne pas ses méthodes et ses supports de pilotage d’équipe d’un coup de baguette magique. Sur un sujet où le facteur humain est par définition primordial, et où les bénéfices et les impacts sont difficiles à anticiper, mieux vaut avancer en mode « projet ». Puis corriger le tir, conserver ce qui fonctionne et abandonner les fausses bonnes idées.

C’est précisément ce que permet un POC (Proof of Concept). Souple et limité dans le temps, un POC a en effet vocation à tester « in vivo » une idée sur un petit périmètre. Puis d’en tirer les enseignements avant de généraliser l’expérience, de la revoir… ou de l’abandonner sans dommage.

Dans le cadre d’un projet de management visuel, bien définir son POC va passer par des choix sur :

• ses objectifs : quelles informations, process, parties du travail de l’équipe on cherchera à fluidifier
• ses résultats attendus : comment on va mesurer le succès, (ou l’échec) du POC
• son timing : en général, 3 à 4 mois suffiront pour en tirer les enseignements

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Étape 1 : constituer l’équipe

C’est une étape cruciale, mais délicate. Par nature, une démarche lean suppose de casser les silos entre services, donc d’intégrer un maximum de parties prenantes. D’autre part, une multiplicité de points de vue va vous permettre de vous assurer de la pertinence du management visuel qui va émerger de votre POC.

Mais la tentation d’englober autant d’interlocuteurs que possible va constituer un frein au bon avancement du projet. Constituer une « task force » réduite mais représentative des personnes concernées par le projet, c’est donc la clé. A minima, on peut considérer que votre équipe devra compter :

• un responsable projet
• un représentant du métier directement concerné
• un représentant de l’IT
• un professionnel de la communication interne

Rien n’empêche ensuite d’organiser des points intermédiaires auprès d’un public un peu plus large, pour recueillir leurs retours. Enfin, disposer d’un « sponsor » au comité de direction ou au comité exécutif sera aussi un plus lorsqu’il s’agira de déployer le management visuel à plus grande échelle…

Étape 2 : cerner les enjeux de son management visuel

C’est avec cette équipe projet, et de façon collaborative, que vous allez ensuite affiner vos objectifs. Que cherchez-vous à obtenir comme résultat avec le management visuel ?

• Diffuser les bonnes informations auprès des collaborateurs ?
• Pousser plus loin l’analyse des KPIs et déclencher des alertes sur l’activité ?
• Piloter les process et workflow pour atteindre l’excellence opérationnelle ?

Simplement informatif ou complètement interactif : il existe en effet différents degrés dans le management visuel. À vous et vos collaborateurs de déterminer jusqu’où vont vos ambitions -dans le cadre du POC et à un horizon plus lointain.

Cette deuxième étape est encore plus structurante que la première. Car en fonction des objectifs poursuivis, le type de données et la forme pour les présenter vont considérablement varier. Dans un même contexte industriel, un système d’alerte comme l’Andon ou de pilotage des process comme le Kamishibaï représentent des démarches rigoureusement différentes. Et il existe bien d’autres possibilités…

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Étape 3 : identifier ses KPIs (et faire le tri !)

C’est bien sûr le moment-charnière de votre POC : sans données, pas d’indicateur clé de performance (KPI), et donc pas de management visuel. Cette étape va donc consister dans un premier temps à déterminer quels indicateurs sont essentiels, intéressants et optionnels pour la suite du projet. Selon l’audience visée, l’activité monitorée, et la fréquence de mise à jour des données, vous aurez déjà une bonne idée de ce premier tri.

Car c’est bien de tri qu’il s’agit : au delà de 5 indicateurs par écran, ce dernier va devenir illisible. Même si le digital permet de concevoir des systèmes de management visuel plus profonds (avec des deuxièmes écrans, des zooms, des liens..), la simplicité reste toujours la meilleure des politiques.

La suite des opérations ? Flécher à la fois :

• les fichiers, bases de données et autres applicatifs où se situent concrètement les données nécessaires à la construction de vos indicateurs
• les flux disponibles, ou les connexions qu’il va vous falloir établir pour les récupérer : API, Web-services…

Le champ d’action est extrêmement vaste (la présence d’un membre de l’équipe IT dans votre POC prend alors tout son sens…) : les besoins de nos clients vont ainsi de la bureautique (Office, site Google) aux applications de gestion de projet (Trello, Slack) et aux ERP (SAP), en passant par les helpdesks ou les gestionnaires de bases de données (MySQL, Oracle).

EN SAVOIR PLUS > Pingflow + Microsoft = le management visuel au cœur de la Digital Workplace

Si vous souhaitez en savoir plus sur le choix des KPI, et l’organisation du management visuel, jetez à notre vidéo de retour d’expérience de la Caisse d’Epargne Hauts-de-France :

Étape 4 : concevoir le design de l’écran de management visuel

Qui dit management visuel dit mise en forme. Et qui dit digital dit forcément écran. Le design de l’écran qui va constituer le « media » de votre management joue donc un rôle crucial dans le succès de votre POC. Et c’est en particulier à ce moment-là qu’avoir invité un « M. (ou Mme) communication » dans votre groupe de travail va se révéler très utile.

Objectifs de cette étape durant laquelle il va s’agir de rendre aussi attractif qu’efficace votre dispositif de management visuel ?

• Eviter la surinformation
• Prévoir des conditions d’animation des informations visuelles
• Penser à l’ergonomie et aux interactions si vous optez pour un écran tactile par exemple

Du choix des formats visuels (histogrammes ou camembert, simples chiffres ou même feux tricolores) en passant par le choix de la police, des boutons d’action, des couleurs… C’est un véritable travail de designer qui vous attend sur cette étape. Travail qu’il vous faut mener en ayant bien en tête le type d’écran désiré : tactile ou non ? disposé en portrait, en paysage ou orientable ?

Étape 5 : choisir les bons points d’affichage

Mal placé, le plus bel écran du monde ne vous servira pas à grand chose… Au-delà donc de son design et des informations qu’il délivre, le choix de son emplacement va se révéler tout aussi stratégique.

Comment bien le choisir ? D’abord en fonction de l’audience visée : ses lieux de passage, de travail, de pause… S’agit-il d’une équipe mono-site ou dispersée ? Puis en fonction du rythme de l’activité que vous désirez « monitorer » grâce au management visuel : un seul écran suffit-il ? Quelques-uns ? Beaucoup plus ?

Dans certains cas, un seul écran dans une « control room » de type Obeya suffira amplement. Dans d’autres, il faudra investir plusieurs espaces communs ou des plateaux de bureaux, etc. Un dernier point enfin à prendre en compte : la taille du ou des écrans choisis, pour qu’il soit à la fois visible et qu’il puisse être aisément être utilisé par vos équipes.

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Étape 6 : faire le bilan… et itérer pour généraliser le management visuel

Votre POC est arrivé à son terme ? Ce n’est que le début… Après quelques semaines d’utilisation, il sera temps de faire le bilan de ce projet. Et ce dans plusieurs dimensions :

• Ce qui fonctionne (et fonctionne moins bien) dans le management visuel mis en place : quelles informations manquent, sont en trop, sont mal présentées…
• Ce qui a fonctionné (ou non) lors du projet. À quelles étapes peut-on gagner du temps ou est-on allé trop vite ? Quelles compétences ont manqué dans votre task force ?
• Ce qui est généralisable (ou pas). Ce POC peut-il servir de base à un autre projet dans l’entreprise, voire dans votre service ? Qu’avez-vous appris ? Que faut-il améliorer, conserver, abandonner… ?