Avec la transformation des entreprises, les besoins de pilotage en temps réel et de collaboration croissance, le rôle des managers change. Ils doivent donc disposer d’outils adéquats pour plus de transparence, d’efficacité, de flexibilité et de collaboration. Dans cet article, nous vous livrons la boîte à outils idéale pour accompagner le manager de 2020.
Le Gemba : être sur le terrain
En japonais, Gemba désigne “le vrai lieu où se passent les choses”. En pratique, cela signifie de ne pas rester derrière son bureau, mais bien de se déplacer sur le terrain pour constater une situation. L’accompagnement sur le terrain permet de créer et de renforcer le lien entre le manager et ses équipes. Cela permet de mieux se rendre compte des difficultés rencontrées et des efforts menés en étant à leurs côtés et de répondre à leurs éventuelles questions. De plus, c’est un facteur clé de motivation pour les collaborateurs.
Les avantages sont multiples : donner des informations concrètes en temps réel au manager, encourager la communication avec les équipes sur le terrain, afficher des indicateurs et des données utiles à tous… Pour qu’il soit efficace, le panneau Gemba doit être organisé, facile à lire et comprendre, en affichant des objectifs de qualité, de sécurité, de productivité…
Un monitoring avec des alertes en cas de dérive
Pour toujours plus de réactivité et d’efficacité de la part des équipes, il est indispensable de mettre en place un système d’alerting. Soit par l’automatisation des e-mails (envoyés par exemple si une tâche n’est pas effectuée à une date précise), soit directement via les wallboards si vous en avez déployés (avec des codes couleur par exemple), ou encore par notification sur vos différents logiciels (agenda, ERP, CRM…).
Là encore, les bénéfices sont nombreux. Vos équipes et vous pourrez suivre au jour le jour les différents projets en cours, les points bloquants ou les succès rencontrés. Plusieurs niveaux d’alertes peuvent être paramétrés : d’abord directement au collaborateur concerné, puis au manager, et enfin à la direction.
Un wallboard de management visuel
Un des premiers outils à mettre en place est le wallboard digital. Il permet de partager toute l’information utile à vos équipes : les objectifs, les plans d’actions, les agendas, les présences et absences, les bonnes pratiques, les tops ou encore les flops… vous pouvez afficher clairement les KPI en temps réel, piloter efficacement vos projets, les rendre vivants et faire participer vos équipes, même à distance ! Privilégiez évidemment le digital pour impliquer tous les collaborateurs, même ceux en situation de mobilité, pour faciliter la mise à jour en temps réel, pour également simplifier le processus de reporting… Un des principaux avantages est la personnalisation des panneaux : nous vous conseillons cependant de co-construire les wallboards avec vos équipes, pour booster leur implication.
Les rituels d’équipes
Les rituels d’équipe sont aussi un outil incontournable pour le manager de demain. Sous plusieurs formes, ils permettent de partager l’information entre les équipes et les managers en toute transparence. Ce peut être par exemple des briefs quotidiens de cinq minutes, suivis par des réunions hebdomadaires, mensuelles ou encore trimestrielles, avec tout ou partie des équipes… Ce sont des moments privilégiés, indispensables au bon équilibre de vos collaborateurs et à leur productivité.
Là encore, les bénéfices sont nombreux : même niveau d’information pour tous, échanges verticaux, encouragement à la collaboration… Pour que la dynamique soit plus forte, n’hésitez pas à organiser ces rituels autour de panneaux de management visuel digitaux, véritable support pour les managers, mais aussi les équipes. Pour davantage d’implication, n’hésitez pas à proposer à vos équipes de prendre le lead de ces briefs. Pour aller plus loin sur ce sujet, nous vous invitons à lire notre Livre Blanc dédié.
La connectivité au Système d’Information
Aujourd’hui, les entreprises ont besoin de déployer plusieurs logiciels, pour répondre à des besoins métier bien spécifiques. Face à l’émergence de la collaboration à distance et de ces outils métiers toujours plus complets, l’interconnexion avec le Système d’Information est un point d’attention. Elle réduit les multiples saisies et améliore la fiabilité des data. Sachant qu’un bon manager est un manager qui dispose d’une information fiable, actualisée et sécurisée.
Pour mémoire, la fiabilité des données nécessite la mise en place de bonnes pratiques et la définition des logiciels maîtres afin de garantir la fiabilité des données.
Le manager de demain est un manager connecté, qui accompagne ses équipes en tirant profit des différents outils à sa disposition. Il n’est plus seul à définir et suivre les plans d’action, mais exerce ses missions en mode collaboratif avec l’ensemble de ses équipes, pour plus d’engagement et d’efficacité.
