Le management visuel est un élément clé de la digital workplace. A la fois utile pour le pilotage opérationnel et la transformation digitale des entreprises, il est un réel atout pour les entreprises ou services qui l’adoptent. Cependant, il requiert quelques principes de base pour sa mise en place. Vous souhaitez être le héros de la digital workplace dans votre entreprise ? Suivez ces 10 commandements.
#1 – Constituez la meilleure équipe
Choisissez un collaborateur métier qui sera force de proposition et motivé par l’arrivée d’écrans dédiés au management visuel dans son environnement de travail. Associez-le à son manager car celui-ci aura une vision globale du service et pourra ainsi adapter l’utilisation du management visuel à l’ensemble des collaborateurs. Enfin, conviez un responsable IT : il aura les compétences techniques pour connecter votre solution au système d’information, ce qui la rendra plus efficace.
#2 – Dégagez-vous du temps
La transformation digitale peut être chronophage. Comme toute nouveauté à mettre en place, le management visuel demande du temps aux équipes pour le constituer correctement. Par ailleurs, il s’agit d’un travail d’équipe : cela demande donc plusieurs réunions pour définir les indicateurs et autres informations que vous souhaitez voir partagées à l’ensemble du service. Si vous vous précipitez sans objectifs clairs, vous passerez du temps à rectifier vos erreurs. Prévoyez aussi un temps d’adaptation au nouvel environnement créé qui pourra varier selon les profils.
#3 – Définissez les objectifs
Il ne s’agit pas seulement d’afficher des informations. Le management visuel se base sur des indicateurs opérationnels. Ils doivent donc avoir une utilité pour les collaborateurs. Il est essentiel de savoir dans quel but cet indicateur est affiché et s’il concerne le plus grand nombre.
#4 – Configurez correctement les données
Faites une cartographie des données sélectionnées. Où se trouvent-elles ? Qui les met à jour ? Et à quelle fréquence ? Vous devez avoir toutes ces informations avant de décider de les afficher sur le wallboard (ou écran connecté). L’idéal est de connecter directement votre solution de management visuel à votre système d’information pour automatiser au maximum la collecte des données qui seront représentées. C’est un gage évident de longévité de votre nouvelle organisation, car la motivation pour alimenter manuellement vos écrans en données risque de baisser rapidement .
#5 – Ne surchargez pas le wallboard
Il est inutile de mettre tous les indicateurs ou KPIs que vous détenez. Nous l’avons déjà précisé : il faut privilégier la pertinence. Mieux vaut avoir 5 indicateurs surveillés quotidiennement par tous les collaborateurs, que 50 que personne ne lira. Préférez la qualité à la quantité.
#6 – Soyez un manager
Dans le terme “management visuel”, vous ne devez pas négliger la partie management. C’est celle-ci qui pèche encore dans de nombreuses entreprises. Il faut accompagner et collaborer avec vos équipes à travers ce changement. Grâce au wallboard, vos collaborateurs vont plus facilement se réapproprier leur quotidien : c’est l’occasion pour vous de mettre en place un management plus supportif qu’autoritaire.
#7 – Positionnez judicieusement votre écran
Hors de question de placer votre écran près des toilettes ou vous aurez fait ces investissements temporels et financiers en vain. Vous devez penser à un emplacement stratégique pour que vos collaborateurs aient accès régulièrement aux informations en un coup d’oeil. Pensez également à la réverbération du soleil qui peut rendre difficile la perception de ce qui est affiché.
#8 – Evitez les développements en interne
Il est vrai que le développement en interne est tentant. Vous disposez des indicateurs, des données ainsi que des collaborateurs. Qu’est-ce qu’un partenaire pourrait vous apporter ? Son expérience ! Il a la connaissance de son métier et du management visuel. Ces 10 commandements, il les connaît par cœur et les a déjà appliqués dans plusieurs entreprises : il peut donc prévenir les erreurs et vous aider à appliquer les bonnes pratiques immédiatement. De plus, si votre management visuel devient une contrainte quotidienne pour la DSI, il risque d’être rapidement enterré.
#9 – Utilisez le wallboard
Ne le considérez pas comme un simple outil d’affichage mais bien comme un atout pour le pilotage opérationnel. L’écran connecté doit être support pour vos réunions et remplacer les présentations habituellement préparées par différents collaborateurs. Toute l’équipe doit échanger sur les indicateurs exposés ainsi que leurs évolutions, autrement le wallboard ne pourra pas vous aider à atteindre l’excellence opérationnelle.
#10 – Challengez l’existant
Une fois votre solution en place, il faut garder un regard critique dessus. Il n’y a jamais de recette miracle : les choses évoluent et des indicateurs pertinents sur une certaine période ne le seront plus demain. Vous devez toujours challenger l’existant avec l’envie de faire mieux.
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LIVRE BLANC Digital workplace : pourquoi (et comment) intégrer le management visuel ? Télétravail, flex office, cloud… Les espaces, les outils, les méthodes de travail changent à grande vitesse, et les organisations ont parfois du mal à s’y adapter. Et si le management visuel participait à la création d’une digital workplace à la hauteur des promesses ?
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