L’Obeya, ou control room, c’est le centre névralgique d’une gestion de projet qui optimise la performance et la collaboration d’équipe. À quoi ressemble une Obeya ? Comment la mettre en place ? Toutes les réponses !
Qu’est-ce que l’Obeya ?
L’Obeya signifie « grande salle » en japonais et est une pratique de management visuel issue du lean. Cette salle est un lieu de collaboration où les informations sont diffusées et gérées par des réunions courtes et périodiques.
C’est un outil simple et efficace pour répondre aux enjeux de performance. En effet, l’Obeya permet de :
- responsabiliser les participants,
- transformer le management,
- booster la collaboration des membres
- et ainsi créer un esprit d’équipe.
L’Obeya : une pratique très adaptée à la gestion de projet
L’Obeya est traditionnellement mise en œuvre pour le suivi et le pilotage de projets. Des panneaux affichent des informations pertinentes en fonction du contexte et des enjeux : plannings à court terme ou actions à mener, l’Obeya sert d’outil de management.
Pour que la démarche trouve tout son intérêt, l’équipe de projet doit organiser des réunions hebdomadaires voire quotidiennes si besoin et travailler sur l’amélioration continue avec des solutions rapides à mettre en place. Celles-ci doivent répondre aux retards ou problèmes éventuels. Le but ? Trouver des solutions en collaborant afin d’apprendre à travailler et à agir ensemble.
L’Obeya virtuelle: une réponse face aux limites de l’Obeya classique
L’Obeya classique (ou physique) n’est pas adaptée à un management visuel d’une équipe « distribuée ». Lorsque les membres de l’équipe travaillent à plusieurs kilomètres les des autres, partager leurs idées par le biais de tableaux ou panneaux s’avère forcément compliqué… Avec l’essor du télétravail, et le besoin accru de collaborations transverses dans les entreprises, c’est une vraie limite.
C’est pourquoi le pilotage de projets se fait aujourd’hui grâce à un management visuel digital, et donc une Obeya virtuelle. Pour cela, les équipes ont besoin de grands écrans (si possible tactiles et interactifs) pour dynamiser et fluidifier les échanges d’informations. De plus, des moyens de communication internes sont requis pour les réunions multiplaces.
POUR ALLER PLUS LOIN > Quel pilotage visuel et indicateurs pour une gestion de projet performante ?
Le management d’équipes : un nouveau champ d’action pour l’Obeya
Aujourd’hui, l’Obeya s’étend au management d’un service, d’un département ou d’une direction. Elle s’utilise aussi bien pour piloter des équipes d’ingénierie, commerciales, marketing, IT… Dans les secteurs plus industriels, les managers utilisent l’Obeya afin de piloter des activités, des encours et des risques, alors que dans des équipes multi-projets elle vise plus à faciliter l’allocation des compétences et ressources.
Différents contextes, et donc différents besoins : le rythme des réunions va donc varier. Par exemple, le service marketing organisera des réunions mensuelles ou bimensuelles, alors que l’équipe commerciale effectuera des points hebdomadaires. En cas de crise, l’équipe IT se réunira tous les matins.
Ce qui ne change pas, en revanche, c’est que l’Obeya mobilise l’équipe sur l’amélioration continue. Les participants collaborent et s’accordent sur des KPI pertinents à suivre. En fonction des résultats, ils prennent des décisions rapidement en mettant en place des plans d’actions exécutables sur le court terme.
Comment mettre en place votre Obeya (ou control room) digitale ?
La salle Obeya est le reflet des projets en temps réel (de la mobilisation des ressources, des risques, des indicateurs…). Elle pousse à l’action et à l’anticipation pour optimiser la gestion de vos projets. Comment la mettre en place et la “designer” ?
Les objectifs de la “control room” et l’Obeya accompagnées de solutions digitales sont nombreux :
- booster la collaboration et favoriser les échanges entre collaborateur,
- permettre de créer un esprit d’équipe,
- aligner les objectifs de l’équipe,
- améliorer la vue globale et synchronisée des activités de l’équipe,
- inspirer la créativité.
Pour les atteindre, et optimiser le travail de l’équipe, vous devez éviter la sur-sollicitation des équipes comme des équipements. Pensez donc à épurer la décoration de votre salle Obeya tout en gardant le confort nécessaire à une bonne session de travail en équipe.
Organisation de la salle : en mode « plan, do, check, act »
L’Obeya est une méthode très approfondie impliquant une salle de travail ou de réunion optimisée et customisée avec plusieurs “détails” à respecter.
Chaque pan de mur est dédié à une action :
- La planification où l’on pose les objectifs pour les garder en tête tout au long du projet
- Le développement où l’on précise “qui fait quoi et quand”
- Le contrôle où l’on jongle entre l’ajustement des objectifs présentés lors de l’étape de planification, le suivi des indicateurs de temps et de budget et l’anticipation des alertes ou des risques liés au projet
- L’ajustement où l’on recense les problèmes détectés avant de proposer des solutions d’amélioration
Cette organisation de la salle Obeya permet de découvrir en un coup d’oeil les différentes étapes que l’on peut résumer par “plan, do, check and act” et facilite la gestion de votre projet par un management visuel optimisé.
Gardez uniquement les informations indispensables et supprimez tout élément pouvant prêter à confusion ou brouiller la vision du projet. Chaque élément doit faciliter le pilotage du projet et la prise de décision en temps réel.
Toutefois, la salle Obeya doit rester un lieu de travail agréable avec un certain confort visuel. N’hésitez donc pas à ajouter des touches de couleurs ou tout autre élément pouvant faciliter la lecture des supports.
Habitudes de travail : misez sur la convivialité
Laissez toujours la porte ouverte ! Dès l’ouverture de votre salle Obeya, créez des occasions de rassemblement afin d’ancrer des habitudes.
La salle Obeya doit être accueillante et perçue comme un lieu où l’on aime travailler, se challenger et évoluer en équipe. A la fin de vos projets vous pouvez également y célébrer vos victoires.
Attention, pour éviter le gaspillage de temps et la sur-sollicitation des équipes recommandés par les méthodes lean et l’Obeya, raccourcissez au maximum la durée de vos réunions.
Témoignage client : Comment la Caisse d’Epargne CEPAC mise sur le collaboratif sur 3 continentsL’Obeya version (très) longue distance : découvre comment, de la Réunion aux Antilles en passant par la Métropole, les équipes de production bancaire de la Caisse d’Epargne CEPAC s’animent autour de wallboards collaboratifs. |
Amélioration continue : restez flexibles
La notion d’amélioration continue fait partie intégrante du concept de l’Obeya. Votre salle va évoluer au fil des projets, des habitudes qui vont se créer et de la digitalisation de votre entreprise.
L’organisation de la salle et la disposition de ses différents composants doit donc permettre une actualisation des données de manière efficace.
Les possibilités de supports sont infinis : brown paper, post-it, impressions de grande taille, feuilles électromagnétiques effaçables, surfaces aimantées pour débuter puis nous vous conseillons de digitaliser avec de grands écrans tactiles !
Que les travaux et l’aménagement commencent !
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